7 provocari de care ai parte la implementarea unui sistem ERP si cum sa le eviti

Eficientizarea si simplificarea proceselor de lucru intr-o companie sunt aspecte de care orice CEO trebuie sa tina cont. Un bun manager stie ca productivitatea si organizarea echipei imbunatatesc succesul companiei in sine, zi de zi. Pentru asta, are nevoie de un sistem rapid care sa indeplineasca un task numai prin doua click-uri, nu in 15 minute. Cum poti face asta? Cu ajutorul unui sistem ERP.

Ce este un ERP?

ERP (Entrerprise Resource Planning) este un sistem software care inglobeaza intreaga informatie a unei companii intr-o platforma unica si vine in sprijinul angajatilor in a simplifica demersurile pentru indeplinirea obiectivelor afacerii.

Cum functioneaza un sistem ERP?

Sistemele ERP sunt aplicatii destinate companiilor pentru organizarea si controlul afacerii. Optimizeaza procesele consumatoare de energie si timp, oferind o viziune integrata a business-ului. In mare parte, sistemele ERP sunt modulare, astfel incat, in functie de nevoile afacerii, se implementeaza un sistem integral sau partial.

Intreaga activitate a angajatilor genereaza un volum mare de date, iar din aceste informatii aplicațiile ERP formează rapoarte, analize si situatii cu privire la afacere. Sistemele ERP automatizeaza si faciliteaza actiunile repetitive, care pot fi finalizate mai repede, mult mai bine si mult mai ieftin.

Care sunt avantajele unui sistem ERP?

Pe langa timpul salvat, sistemul ERP iti ofera mobilitate, deoarece totul se realizeaza in timp real de oriunde ar fi angajații si este la indemana tuturor utilizatorilor, în limita drepturilor. Toate datele tale sunt securizate, iar analizele si rapoartele sunt integrate direct in aplicatie. Odata utilizat, un sistem ERP poate creste vanzarile semnificativ, reduce costurile de logistica, creste profitabilitatea si miscoreaza majoritatea costurilor, scade durata incasarilor si imbunatateste colaborarea dintre angajati.

Cu toate acestea, exista anumite provocari pe care le poti intampina la implementarea unui sistem ERP.

1. Alegerea software-ului potrivit

Provocarea cu care se confrunta majoritatea companiilor este faptul ca sistemele ERP iti ofera multe solutii din care să alegi. Este un proces de transformare a companiei intr-un sistem nou, de aceea trebuie ales cu grija, pentru a se plia pe nevoile clare ale afacerii. Este nevoie de un research concret asupra tehnologiilor actuale, astfel incat organizatia sa stie care este cel mai bun sistem ERP care se pliaza pe nevoile acesteia.

Solutia este de a analiza companiile din industria ta, care au aceeasi dimensiune: pentru ce software au optat, de cat timp il folosesc, dar mai ales, ce esecuri au avut in ceea ce priveste implementarea sistemului ERP in cadrul companiei. In felul acesta, dupa o analiza amanuntita, poti alege cel mai bun sistem ERP pentru compania ta.

2. Cunoasterea completa a proceselor companiei

O alta provocare pentru afaceri o reprezinta lipsa informarii in ceea ce priveste procesele companiei de ERP. Trebuie stiut faptul ca implementarea unui sistem ERP este costisitoare si trebuie realizata dupa o analiza foarte detaliata atat a companiei tale, cat si a companiei care se ocupa cu instalarea software-ului.

Totodata, inainte de a implementa ERP-ul, trebuie sa ai o schita a sarcinilor si proceselor pe care vrei sa le incluzi in sistem. Daca dupa implementare iti amintesti ca ai omis una dintre cele mai importante directii ale afacerii tale, costurile sunt foarte mari, deoarece compania de software aloca resurse importante in procesul de implementare.

3. Implicarea companiei

Participarea angajatilor este esentiala in implementarea unui program ERP. Toti angajatii care vor utiliza aplicatia software ERP vor trebui sa fie instruiti in acest sens, pentru o colaborare cat mai eficienta.

Majoritatea provocarilor o reprezinta oamenii care nu au fost implicati inca de la inceput in proiect, care nu au fost instruiti. Aceasta lipsa de informare si cunostinte ii obliga sa ia decizii gresite si sa nu aiba acea imagine de ansamblu a aplicatiei. Solutia este obtinerea pachetelor personalizate de instruire a angajatilor, pentru ca fiecare sa lucreze in ritmul lui, dar sa fie informat.

4. Stabilirea obiectivelor de implementare ERP

Ca orice lucru bine facut, trebuie sa cunosti scopul pentru care apelezi la un software ERP, care sunt obiectivele companiei. In baza acestor lucruri, implementarea are o directie corecta, iar finalizarea ei cu succes este mai aproape decat ai crede. Altfel, pot interveni provocari neasteptate, probleme care te frustreaza, costuri adiacente si riscuri inevitabile.

O solutie ar fi crearea unui proces care sa adauge sau modifice obiective. Echipa de implementare trebuie sa fie informata in legatura cu serviciile companiei tale si toate acestea trebuie incluse de la bun inceput.

5. Personalizarea implementarii ERP

Cea mai mare greseala in implementarea unui ERP este sa crezi ca toate sistemele sunt generale si ca nu necesita o personalizare. Daca nu iei in considerare acest lucru, lucrarile vor intarzia, deci si costurile vor fi mai mari. Cum vor arata fluxurile de lucru ale comenzilor, ale facturarii, ale logisticii etc., acestea sunt aspecte pe care trebuie sa le mentionezi la prima intalnire cu echipa de implementare.

6. Probleme de flexibilitate ale software-ului ERP

O alta provocare este tocmai flexibilitatea sistemului ERP ales. Un sistem ERP gresit ales obliga organizatia sa isi adapteze procesele de lucru. Acest impediment necesita o reproiectare a etapelor necesare implementarii. Pe langa acest lucru, este nevoie si de recalificarea angajatilor prin training inclus, a partenerilor de afaceri si chiar a clientilor.

Problema provine tot dintr-una din provocarile de mai sus , care implica costuri aferente mult mai mari, pierdere de timp si intarzieri.

7. Costul ridicat

Implementarea unui sistem ERP este costisitoare, ceea ce implica investitie financiara. Ce presupune costul unui sistem ERP? Lansarea, implementarea, personalizarea, formarea angajatilor, iar pe langa toate acestea, timpul Sistemul ERP necesita costuri pe o perioada lunga de timp pentru licenta, integrare, suport tehnic, training-uri si upgrade-uri.

Pluriva ERP este o aplicatie integrata flexibila, care se pliaza pe nevoile concrete ale unei companii romanesti. Aceasta pastreaza tot ceea ce ii confera valoare si imbunatateste procesele consumatoare de timp si resurse. Clientii Pluriva sunt multumiti de rapiditatea implementarii aplicatiei si buna organizare a procesului de training, care are rezultate eficiente.

Pluriva ERP asigura o folosire corecta a programului inca de la lansare. Indiferent de nivelul de pregatire IT al angajatilor companiei tale, Pluriva ERP este usor de folosit, deoarece are proiectata o arhitectura simplista. Utilizatorii folosesc aplicatia prin conexiune la Internet, iar organizarea meniurilor este logica si intuitiva.