Instrumentul de lucru GANTT. Cum il implementezi si la ce te ajuta?

Pentru a finaliza cu succes un proiect, trebuie avute in vedere mai multe aspecte: sarcini, termene limita, bugete, date de incepere, observatii. De aceea este util sa monitorizezi toate datele unui proiect intr-un singur loc.

Multi oameni nu au auzit niciodata despre instrumentul de lucru Gantt. O diagrama Gantt este, pur si simplu, o vizualizarea a sarcinilor programate din timp. Graficele de acest fel sunt utilizate pentru planificarea proiectelor de toate dimensiunile si sunt o modalitate utila de a tine cont de ce anume trebuie indeplinit intr-o anumita zi. Mai mult, graficele Gantt sunt folositoare pentru a inregistra datele de incepere si de sfarsit ale unui proiect.

La inceput, toate graficele Gantt erau create manual, pe hartie. Insa, in momentul in care, in proiectele desfasurate intervenea ceva, trebuiau sa fie redesenate. Mai tarziu, aceasta problema a disparut, odata cu aparitia computerelelor personale si a software-ului. Astazi, Gantt este cea mai buna modalitatea de gestionare a sarcinilor si activitatilor dintr-un proiect. Este una dintre cele mai utile si populare tehnici de planificare in managementul proiectelor.

Cum arata un Gantt?

In partea stanga este o lista a tuturor sarcinilor, iar in partea dreapta, fiecare activitatea este afisata cronologic printr-o bara ce reprezinta durata acelei activitati. O diagrama Gantt arata, de asemenea, ce activitati se suprapun si diferitele conexiuni dintre sarcinile interdependente. Pentru mare parte din oamenii care o folosesc, definirea acestor Gantt-uri este intuitiva si auto-explicativa, nu necesita multe cunostinte in domeniu. Iar dupa crearea acestor diagrame, toti cei implicati in proiect pot intelege cu usurinta ce urmeaza sa se intample.

Cum il implementezi?

Trebuie sa definiti datele proiectului, cum ar fi: data de incepere, data de finalizare, calendarul proiectului si tot ce tine de fiecare activitate in parte. Este stabilit numarul de zile lucratoare, numarul de ore pentru fiecare activitate, numele si durata sarcinilor. Este setat bugetul si sunt alocate resurse pentru fiecare sarcina in parte. Pot fi  create link-uri pentru activitatile si sarcinile interdependente. Odata inceput proiectul, trebuie actualizat si inspectat la intervale regulate pentru a evita diverse probleme ce pot aparea.

Monitorizarea proiectelor necesita o atentie constanta. Odata creat un Gantt, toata echipa trebuie sa comunice si sa se implice. Acesta trebuie actualizat constant si ajustat pentru a indeplini termenele limita si a se incadra in bugetul propus.

Cum ajuta?

Este cel mai eficient instrument de gestionare al proiectelor. Este transparent si poate fi consultat de fiecare data cand urmeaza o noua sarcina. Ajuta angajatii sa tine seama de date limita si sa aiba cat mai clar si mai precis activitatile si toate datele de care au nevoie intr-un proiect. Ajuta la o mai buna productivitatea a staff-ului si la eficientizarea sarcinilor.

Sustin Portal Management si antreprenoriatul romanesc